Två vanliga frågor inom bolagsrätt är vart ordinarie och extra bolagstämma ska hållas och vad skillnaden är mellan dem. Enligt svensk lagstiftning, ska aktiebolag hålla en årsstämma varje år. Dessutom är det möjligt att komma överens om att hålla flera genom att inkludera det i bolagsordningen, men det är inte vanligt. När ett aktiebolag blir registrerat, har både en bolagsordning och stiftelseurkund blivit upprättade samt aktiekapitalet blivit inbetalt.
Vart ordinarie och extra bolagstämma ska hållas
Ett privat aktiebolag behöver ha en styrelse. Däremot är det frivilligt för privata aktiebolag att utse en VD. Alla aktiebolag måste hålla en ordinarie bolagstämma årligen. Den bolagsstämma som årsredovisningen revisionsberättelsen blir presenterad på, är i lagen kallad för ”årsstämma”.
Beroende på vilket säte som är angivet hos Bolagsverket, ska stämman ske där. Däremot är det möjligt att ange flera platser och därefter välja. Dessutom är det möjligt att bestämma att bolagsstämman ska ske på en annan ort genom att ange det i bolagsordningen.
Alla deltagande behöver inte vara på plats fysiskt vid bolagsstämman, utan det är tillåtet att vara med via videoteknik även fast stämman ska ske i Sverige. Efter att ett räkenskapsår har blivit avslutat, ska styrelsen hålla den ordinarie bolagsstämman senast 6 månader därefter. Även en extra bolagsstämma ska ske på samma säte som är registrerat, precis som den ordinarie.
Kallelse
Styrelsen måste kalla till bolagsstämman och det finns olika sätt att göra det på. Exempelvis genom att skicka ett brev med en skriftlig kallelse. Med andra ord får företaget själva bestämma hur kallelsen ska ske. Däremot gäller detta enbart för privata aktiebolag och inte publika aktiebolag. Det sätt kallelsen ska ske på ska framgå i bolagsordningen.
Det är viktigt att skicka kallelsen till bolagsstämman i tid och enligt huvudregeln ska det ske senast en månad innan bolagsstämman. Det ska dock enligt huvudregeln inte ske tidigare än sex veckor före bolagsstämman. Detta gäller både för privata och publika aktiebolag, men privata aktieolag kan komma överens om en annan tidsfrist i bolagsordningen. Tidsgränsen för privata aktiebolag är istället två veckor före bolagsstämman om det framgår i bolagsordningen.
